Sol8 Inc. ソルエイト株式会社
業種別DX | 医療・介護

記録に追われる時間を、人に返す。

医療と介護の現場では、記録を残すこと自体が業務になっています。同じ内容を何度も書き、口頭の申し送りが記録に残らず、あとから追えない。ソルエイトは、記録の義務を守りながら書く回数を減らし、患者さん・利用者さんに向き合う時間を増やすことを目的に仕組みを整えます。

記録に追われる時間を、人に返す。

病院・介護施設から多いご相談

申し送りが口頭とノート中心で、あとから追えない

同じ内容を複数の書類に書き写している

訪問先での記録を、事業所へ戻ってから清書している

予約や空き状況の問い合わせ電話に、その都度対応している

多職種間で情報がそろわず、判断が遅れる

患者・利用者情報の取り扱いとセキュリティに不安がある

職員教育・新人研修の内容が指導者によってばらつく

設備や備品の点検期限を、紙とExcelで管理している

診療を止めずに、工事を進めるには。

病院・クリニック・施設の工事は、作業の中身ごとに「何が止まるか」を先に洗い出し、それに合わせて時間帯を決めます。止められない機器がある場合は、事前にうかがって計画します。

作業の中身ごとの影響と、作業する時間帯の例
作業影響作業する時間の例
天井や壁の中の配線音が出る・立ち入りが必要休診日・夜間
ルーター・UTM・スイッチの入れ替えネットワークが一時的に止まる診療の終了後・休診日
Wi-Fiのアクセスポイントの追加影響は小さい診療時間外が基本
設定の変更短時間止まることがある昼休み・診療の終了後

院内のネットワークは、用途ごとに分けます。

  1. 業務用

    電子カルテ・レセプト・事務のPC

  2. 医療機器・設備

    検査機器・ナースコールなど、メーカーの指定に合わせて

  3. 来院者・ご家族用 Wi-Fi

    業務用とは行き来できないように分けます

※ 時間帯と分け方は一般的な例です。厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」も踏まえ、施設の運用と機器メーカーの指定に合わせて決めます。

医療・介護で気をつけること

この分野は、便利さより先に守るべきものがあります。前提を外すと、導入そのものが問題になります。

扱う情報が要配慮個人情報

患者・利用者の情報は、通常の個人情報より厳しい取り扱いが求められます。どこに置き、誰が見られるかを先に決めます。

夜勤・交代制で人が入れ替わる

引き継ぎが記録に残らないと、次の担当者に伝わりません。口頭に依存しない形をつくります。

手が空かない・すぐ中断される

ケアの合間に長い入力はできません。選ぶ・撮る程度に留め、あとでまとめて書き直さない設計にします。

止まると業務が成立しない

停電や通信断で記録が見られなくなると、ケアそのものが止まります。電源とバックアップを一緒に設計します。

医療・介護の現場で使う機器

構成は施設を見てから決めます。台数・機種は施設の規模・職員数・訪問件数によって変わります。

現場のタブレット・スマホのサンプル画面

現場のタブレット・スマホ

訪問先やベッドサイドでその場に記録します。ケアの合間に扱える範囲の操作に留めます。

UTM(情報漏洩対策)のサンプル画面

UTM(情報漏洩対策)

回線の入口で、不正な通信の遮断に役立てます。要配慮個人情報を扱う以上、入口の対策は外せません。

バックアップ・NASのサンプル画面

バックアップ・NAS

記録を二重で保全します。万一データが暗号化されたときに、戻せる可能性を高めます。

無停電電源(UPS)のサンプル画面

無停電電源(UPS)

停電のとき、記録とネットワークを一定時間動かし、安全に止めるための時間をつくります。1.0kVA/0.8kWの大出力モデルです。

取り組む順番

1
① 守りを先に固める
扱う情報が要配慮個人情報である以上、UTM・バックアップ・権限の整理が先です。ここを飛ばしません。
2
② 書く回数を減らす
同じ内容を複数の書類へ書き写している部分を洗い出し、一度で済む形にします。
3
③ 口頭を記録に変える
申し送りを記録として残し、夜勤や交代で情報が途切れないようにします。
4
④ 教育を固定する
介助手順と新人研修を動画にし、教える人が変わっても内容がそろうようにします。
5
⑤ 止まりにくくする
停電・通信断の影響を抑え、記録を確認しやすい構成にします。

現場の負担を減らすことが目的です。記録を増やすための導入にならないよう、まず「今どこに一番時間を取られているか」から一緒に整理します。

取り扱いへの配慮

患者・利用者の個人情報は、打ち合わせに必要な範囲でのみ拝見し、持ち出しません。

情報の保存場所と閲覧権限を、導入前に文書で整理してからお渡しします。

電子カルテや介護記録システムの入れ替えを前提にしません。紙で残っている部分から着手します。

高度な専門対応が必要な場合は、専門のパートナー企業と連携します。窓口はソルエイトのままです。

よくあるご質問

Q.患者・利用者の個人情報を扱うので不安です。

情報をどこに置き、誰が見られるかを導入前に整理し、文書でお渡しします。当社が打ち合わせで拝見する情報も必要な範囲に限り、持ち出しません。取り扱いの前提が固まらないうちは、機器の話に進みません。

Q.今の電子カルテ・介護記録システムを変える必要がありますか。

必要ありません。電子カルテや介護記録のシステムはそのまま使い、申し送りや点検など、紙や口頭で残っている部分から整えます。まず今の運用を拝見してから、触る範囲を決めます。

Q.職員がITに詳しくありません。

選ぶ・撮る程度の操作に留めた形でご提案します。ケアの合間に長い入力を求める仕組みは続きません。導入前に実際に触っていただき、使えるかどうかを確かめてください。

Q.空き状況の公開は、どこまでできますか。

公開する範囲と更新の方法は、事業所ごとに設計します。ご家族やケアマネジャーが確認できる形にすることで、問い合わせ電話を減らすことが目的です。個人情報は載せません。

Q.停電したときが心配です。

記録とネットワークが止まりにくいよう、UPSでの電源確保とバックアップをあわせてご提案します。どこまで維持するかは、事業所の規模と業務内容によって変わります。

診療を止めない日程から、一緒に決めます。

休診日と止められない機器をうかがったうえで、工事の段取りをご提案します。