地域の現場を、DXでつなぐ。
医療と介護の現場では、記録を残すこと自体が業務になっています。同じ内容を何度も書き、口頭の申し送りが記録に残らず、あとから追えない。ソルエイトは、記録の義務を守りながら書く回数を減らし、患者さん・利用者さんに向き合う時間を増やすことを目的に仕組みを整えます。
申し送りが口頭とノート中心で、あとから追えない
同じ内容を複数の書類に書き写している
訪問先での記録を、事業所へ戻ってから清書している
予約や空き状況の問い合わせ電話に、その都度対応している
多職種間で情報がそろわず、判断が遅れる
患者・利用者情報の取り扱いとセキュリティに不安がある
職員教育・新人研修の内容が指導者によってばらつく
設備や備品の点検期限を、紙とExcelで管理している
この分野は、便利さより先に守るべきものがあります。前提を外すと、導入そのものが問題になります。
患者・利用者の情報は、通常の個人情報より厳しい取り扱いが求められます。どこに置き、誰が見られるかを先に決めます。
引き継ぎが記録に残らないと、次の担当者に伝わりません。口頭に依存しない形をつくります。
ケアの合間に長い入力はできません。選ぶ・撮る程度に留め、あとでまとめて書き直さない設計にします。
停電や通信断で記録が見られなくなると、ケアそのものが止まります。電源とバックアップを一緒に設計します。
訪問記録・申し送り・日々の記録をその場で入力。事業所へ戻ってからの清書をなくします。
詳しく見る空き状況をご家族やケアマネジャーへ公開し、問い合わせ電話を減らします。
詳しく見るUTM・端末対策・バックアップで、患者・利用者情報を守る構成にします。
詳しく見る介助手順や新人研修を動画に固定し、指導者による差をなくします。
詳しく見る多職種カンファレンスや事業所間の会議をつなぎ、移動を減らします。
詳しく見る医療機器・介護機器・車椅子などの点検期限を、QR台帳で管理します。
詳しく見るUPSとバックアップで、記録とネットワークが止まらない構成にします。
詳しく見る書類の印刷・スキャンと保存先の整理。今の契約の見直しから入ります。
詳しく見る構成は施設を見てから決めます。台数・機種は施設の規模・職員数・訪問件数によって変わります。
訪問先やベッドサイドでその場に記録します。ケアの合間に扱える範囲の操作に留めます。
回線の入口で不正な通信を止めます。要配慮個人情報を扱う以上、入口の対策は外せません。
記録を二重で保全します。万一データが暗号化されても、戻せる状態をつくります。
停電時も記録とネットワークを維持します。1.0kVA／0.8kWの大出力モデルです。
現場の負担を減らすことが目的です。記録を増やすための導入にならないよう、まず「今どこに一番時間を取られているか」から一緒に整理します。
当てはまらない項目があれば、対策の余地があるかもしれません。一緒に整理します。
患者・利用者情報がどこに保存されているかを把握している
誰がどの情報を見られるか、権限が整理されている
記録のバックアップを定期的に取り、復旧を試したことがある
退職者のアカウントとアクセス権をすぐ停止できる
申し送りが記録として残り、あとから追える
同じ内容を複数の書類に書き写していない
停電時に記録とネットワークを維持する備えがある
職員教育の内容が資料や動画として固定されている
患者・利用者の個人情報は、打ち合わせに必要な範囲でのみ拝見し、持ち出しません。
情報の保存場所と閲覧権限を、導入前に文書で整理してからお渡しします。
電子カルテや介護記録システムの入れ替えを前提にしません。紙で残っている部分から着手します。
高度な専門対応が必要な場合は、専門のパートナー企業と連携します。窓口はソルエイトのままです。
Q1.患者・利用者の個人情報を扱うので不安です。
A.情報をどこに置き、誰が見られるかを導入前に整理し、文書でお渡しします。当社が打ち合わせで拝見する情報も必要な範囲に限り、持ち出しません。取り扱いの前提が固まらないうちは、機器の話に進みません。
Q2.今の電子カルテ・介護記録システムを変える必要がありますか。
A.必要ありません。既存システムはそのままに、紙や口頭で残っている部分だけを整える進め方が現実的です。まず今の運用を拝見してから、触る範囲を決めます。
Q3.職員がITに詳しくありません。
A.選ぶ・撮る程度の操作に留めた形でご提案します。ケアの合間に長い入力を求める仕組みは続きません。導入前に実際に触っていただき、使えるかどうかを確かめてください。
Q4.空き状況の公開は、どこまでできますか。
A.公開する範囲と更新の方法は、事業所ごとに設計します。ご家族やケアマネジャーが確認できる形にすることで、問い合わせ電話を減らすことが目的です。個人情報は載せません。
Q5.停電したときが心配です。
A.記録とネットワークが止まらないよう、UPSでの電源確保とバックアップをあわせてご提案します。どこまで維持するかは、事業所の規模と業務内容によって変わります。
Q6.補助金は使えますか。
A.IT導入補助金や、災害復旧に関する補助金などの活用可能性を一緒に確認します。ただし採択を保証するものではありません。申請書類の作成代行は行政書士の独占業務にあたるため、必要な場合は専門家をご紹介します。