Sol8 Inc. ソルエイト株式会社
業種別DX | 運送・倉庫業

同じことを、二度書かない。

運送業の事務所では、ドライバーが手書きした日報や点呼簿を、事務員が改めてExcelへ打ち直しています。この転記をなくすだけで、事務所の負担は大きく変わります。ソルエイトは、記録を残す義務を守りながら、書く回数を減らす方向で仕組みを整えます。

同じことを、二度書かない。

運送・倉庫から多いご相談

手書きの日報・点呼簿を、事務所でExcelに打ち直している

点呼記録の保存義務があるのに、紙の管理が追いついていない

車両点検や車検の期限を、Excelと壁のカレンダーで二重管理している

営業所が複数あり、会議のたびに移動が発生している

ドライバーへの連絡が電話とLINEに分かれ、記録が残らない

安全教育の内容が指導者によってばらつく

倉庫の在庫や入出荷の状況が、行かないと分からない

事務所の停電や通信断で、業務が止まった経験がある

点呼の記録を、その場で1回だけ。

紙の点呼記録簿に書いて、あとで事務所がExcelに打ち直す。その二度手間をやめ、点呼のときに入れた内容がそのまま記録として残る形にします。

  • ・入れ忘れがあると、その場で分かる
  • ・営業所ごとの記録を、本社からまとめて見られる
  • ・監査のときに、日付と車両で探せる

記録する項目は、御社の運行管理規程と法令の定めに合わせて決めます。点呼そのものの実施や、乗務してよいかの判断は、御社の運行管理者が行います。

乗務前点呼の記録見本(架空の記入例)
点呼の日時11月5日 6:42
点呼の方法対面
運転者(運転者名)
車両(登録番号)
酒気帯びの有無(アルコール検知器の使用)なし(検知器を使用)
疾病・疲労・睡眠不足などの状況問題なし
日常点検の状況実施済み
指示事項雨天のため車間距離を多めに
点呼を行った人(運行管理者名)

運送の記録が電子化しにくい理由

他業種のやり方をそのまま持ち込むと、運送業では止まります。この業種特有の条件を先に押さえます。

記録に法令上の意味がある

点呼記録や運行記録は、保存義務のある書類です。「便利だから」だけで形を変えず、必要な項目を落とさない前提で電子化します。

入力する人が運転席にいる

ドライバーは事務所にいません。長い入力フォームは使われません。選ぶ・撮る・かざす程度に留めます。

拠点が散らばっている

営業所・車庫・倉庫が離れているほど、情報が遅れます。移動しないで済む形を先に作ります。

24時間動いている

夜間や早朝にも運行があります。事務所が閉まっていても記録が残る形にします。

取り組む順番

1
① 二重入力をなくす
日報と点呼を電子化し、事務所の転記作業を減らします。ここが最も効果が見えやすい入口です。
2
② 期限を機械に見張らせる
車検・点検・自主検査の期限を台帳に集約し、思い出す作業を減らします。
3
③ 移動を減らす
営業所間の会議をオンラインに切り替え、往復の時間を業務に戻します。
4
④ 教育を固定する
安全教育を動画にして、どの営業所でも同じ内容を伝えられるようにします。
5
⑤ 止まりにくくする
通信・電源・防犯を整え、事務所機能が落ちない状態をつくります。

まず日報と点呼だけ。この2つの転記がなくなるだけで、事務所の空気は変わります。効果が見えてから範囲を広げてください。

進め方

今お使いの日報・点呼簿の実物を拝見し、必要な記録項目を洗い出します。

ドライバーの方に実際に触っていただき、運転席で使えるかどうかを確かめます。

まず1営業所で試し、定着を確認してから他拠点へ広げます。

記録する項目は御社の運行管理者が決め、当社は入力と保管の仕組みを整えます。導入後も、項目の抜けがないかを一緒に見直します。

よくあるご質問

Q.点呼や配車のパソコンを、何人もが同じアカウントで使っています。

運送の事務所では珍しくない形です。回線のつなぎ方によっては、1台に入られると、ほかの営業所まで広がるおそれがあります。無料の現地確認で、アカウントと回線、記録の保存先を見て、急ぐところからお伝えします。

Q.点呼記録を電子化して、法令上問題ありませんか。

必要な記録項目を満たし、保存できる形であることが前提になります。現在お使いの様式を拝見し、項目が漏れない設計にします。ただし監督官庁の解釈に関わる判断は当社では行いません。所轄への確認が必要な場合は、その旨をお伝えします。

Q.ドライバーが高齢で、スマホ操作に不安があります。

選ぶ・撮る・かざす程度の操作に留めた形でご提案します。導入前に実際に触っていただき、使えるかどうかを確かめてから決めてください。使えないものを納品しても続きません。

Q.今使っている運行管理システムがあります。置き換えが必要ですか。

必要ありません。運行管理や配車のシステムはそのまま使い、点呼・日報・点検のうち紙で残っている部分から電子化します。まず今の運用を拝見してから、触る範囲を決めます。

Q.営業所が離れていますが、まとめて導入する必要がありますか。

1営業所から始められます。むしろ1拠点で試し、定着を確認してから広げる方が確実です。

Q.倉庫の中は電波が弱いのですが。

倉庫は構造上、電波が届きにくい場所があります。現地で電波状況を実測したうえで、Wi-Fiの増設やモバイル回線の組み合わせをご提案します。

まず1営業所の点呼から。

今お使いの点呼記録簿を見せていただければ、どこまでスマホに移せるかをお伝えします。